Que l’on sois une grande agence ou freelance, il est impossible de ne pas avoir affaire à la gestion des impayés. La plupart du temps il ne s’agira que de simples retards ou oublis, mais comment faire lorsque la facture concerne plusieurs mois de travail et autant de retard ? Si vous travailler régulièrement avec des experts comptables, vous pouvez les laisser gérer, mais si vous êtes une agence à taille plus humaine ou à votre compte, il est plus difficile de savoir comment procéder. Je vous explique ici le processus administratif à suivre.
1ère étape : Qu’est ce qu’un impayé ?
Parlons un peu de loi. Les factures deviennent légalement des impayés 30 jours après leurs dates de réception. Vous pouvez choisir de modifier ce délais en accord avec votre client, 30 jours fin de mois, 45 jours ou au maximum 60 jours ou 45 jours fin de mois. Un fois ce délais dépassé, vous êtes en droit de demander des pénalités de retard. Là encore il y a un taux minimum légal (fixé par rapport au taux d’emprunt de la BCE, taux que vous pouvez suivre sur le site de la banque de France), ou les fixer vous même dans vos CGV. A ces indemnités s’ajoutent depuis 2013 un montant forfaitaire de 40€.
Il est à noter que légalement, vous êtes censé être obligé fiscalement de réclamer ces pénalités. Vous n’aurez aucuns problèmes si vous ne le faites pas, mais cela permet en général les retards répétés.
2ème étape : Comment réagir ?
Avant toute choses, il faut bien penser qu’un retard de payement peut être un simple oubli ou un délais dû à l’arrivée du chèque ou du virement. Il s’agit là de l’excuse que vous entendrais le plus souvent, mais gardé en tête qu’elle peut être vraie.
Dans ce cas là c’est à vous de voir ce qu’il convient de faire. Vous connaissez vos clients, vous saurez différencier ceux qui sont vraiment désolé de ce retard des autres. Par exemple, dans notre agence nous avons deux clients qui seront systématiquement en retard de quelques jours, le premier à cause de la mise en place d’un virement automatique légèrement décalé par rapport à la date de facturation, et un autre car il traite systématiquement les factures en fin de mois quelques sois sa date de réception. Dans ces cas là nous n’avons pas besoin de rappel, nous attendons un peu. D’autre peuvent être véritablement désolé et avoir (véritablement) préparer le chèque et ensuite l’avoir oublié au coin du bureau.
Le vrai problème concerne plutôt ceux qui laisse volontairement traîné, en croyant que la facture va disparaître. De mauvais payeurs quoi.
C’est dans ce cas là que nous parlons « véritablement » d’impayés.
Tout d’abord, ne vous dévalorisez pas ou ne vous justifiez pas. Ce n’est pas vous qui êtes en tort mais dans votre juste droit. Alors évitez les mails informels « Qu’en est-ce que vous me payez ? », « Cet argent j’en ai besoin », ou tout autre mail qui vous dévalorise ou qui engendre une réponse type « Le comptable est absent pour quelques jours ».
L’esquive ultime
Pour ceux qui auront l’habitude de balader leurs créanciers, il existe le recours ultime pour gagner du temps : la lettre de désistement. Le principe : le client vous dit que le chèque c’est perdu, que vous devez écrire une lettre disant que vous renoncer à ce chèque si celui-ci arrive, et ensuite on vous en renvois un autre. Ce qui fait que votre client gagne encore plusieurs semaines avant de vous l’envoyer. Dans ce cas, ne faites rien de cela et passez directement à la suite.
3ème étape : L’attitude professionnelle
Votre client fait le mort ou vous promène avec des excuses à n’en plus finir ? Il est temps de réagir !
Tout d’abord, je le répète vous n’êtes pas en tort, ne culpabilisez pas. Et même d’une manière plus général, ne laisser intervenir aucunes émotions. Réagissez de manière professionnelle et administrative :
- Laissez une trace : Fini les coups de fil ou les rencontres qui ne laissent pas d’écrits. Maintenant passez par courrier, éventuellement recommandé ou au grand minimum par mail (cela peut vous être utile pour la suite)
- On ne parle que de faits, pas d’émotions ou de justifications, les courriers sont carrés. Prenez l’exemple d’EDF ou des impôts…
- N’intervenez plus : plus de mises à jour, maintenances ou autres travaux. Vous ne parlez plus que de leurs impayés. Personnellement, lorsque c’est possible nous coupons également les services (quand je vous disait de faire comme EDF)
4eme étape : demande à l’amiable
Comme nous le disions, tout le monde n’est pas de mauvaise fois. Un simple rappel écrit dès le premier jour de retard peut suffire. Voici un exemple que nous utilisons (un merci au site :metier-graphique qui nous a permis d’ailleurs de survivre à nos premiers mauvais payeurs).
Bonjour Madame,
Bonjour Monsieur,Je me permets de vous rappeler que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de X €. En effet la dernière facture no X, en date du XX/XX/XXXX, et payable au XX/XX/XXXX selon les termes de nos accords, n’a pas encore été honorée.
L’échéance étant dépassée, je vous demande de me faire parvenir son règlement sous huitaine.
Étant persuadé qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard prévus par mes conditions générales de vente [ou le taux légal].
Si ce retard est volontaire, je vous invite à me contacter pour m’en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement me parviendrait avant réception de ce courrier, je vous demande de considérer cet email comme nul et non avenu.
Cordialement,
- Sans retour à ce mail sous huit à dix jours, passez à la relance par courrier recommandé, avec AR.
Vous y joindrez une copie de la facture impayée, et un RIB. - Sans retour au précédent courrier sous huit à dix jours, c’est l’heure de la mise en demeure, toujours en RAR.
Vous y joindrez les mêmes documents que précédemment, ainsi que le bon de commande et, si possible, une copie des livrables, objets de la commande en question.
5eme étape : La voie judiciaire
Cela ne nous est arrivé qu’une seule fois dans tous nos impayés d’aller jusqu’au courrier au tribunal. Pour cela vous devez effectuer une demande d’injonction de payer, en téléchargeant le formulaire CERFA no 12946*01.
Comment le remplir au mieux ?
Tout d’abords, il faut que ce dossier sois le plus complet possible ! Mettez-y absolument tout ce que vous avez qui concerne la facture impayée. Bien évidement la facture en elle même, les relances, devis, mails… Y compris les mails de relance « non officiels » si malgré nos conseils vous en avez émis, ou des mails parlant d’autres choses dans lesquels vous ajoutez ne serais-ce que la question « où en est la facture ? » Encore une fois, juste avant l’envois de ce document au tribunal, le client en question à essayer une nouvelle tentative pour ne pas payer, nous lui avons répondu que le dossier devait partir d’ici deux jour (date légale que nous avions notifié dans la mise en demeure) que ce dernier mail, ainsi que notre réponse serait également imprimée et ajoutée au dossier.
Sur le document CERFA, dans la case frais accessoires, comptabilisez tout ce qui a été généré comme frais pour cette facture : temps passé, envois en AR, le coût du dossier (voir ci-après), le prix de l’huissier (en général dans les 250€), etc.. Jusqu’aux environs de 400€, le montant est habituellement validé sans souci, et cela sera ajouté à la somme dû.
Les « frais de dossier » sont à joindre par chèque pour un montant d’environ 40 € (voir les tarifs).
Enfin pour comprendre ces impayés, vous devez expliquer toutes vos démarches pour tenter de vous faire payer, ainsi que leurs dates (d’où l’importance des mails) au greffe du tribunal de commerce dont dépend le client.
6eme étape : Tout dépends
Pour la suite nous vous renvoyons vers le site de metiers-graphiques.fr encore une fois très bien expliqué.
Pourquoi nous arrêter là dans notre article ? Car pour le moment, le fait d’indiquer, même au plus mauvais payeur, que le dossier pour impayés est en route pour le tribunal de commerce débloque finalement le problème et notre paiement arrive en quelques jours.
Et comme nous ne souhaitons de parler que de ce que l’on connais, il faudra attendre qu’un de nos impayés passe l’étape tribunal pour que nous puissions vous donner notre retour…
Je vous avoue que ce n’est pas un article que nous avons forcément envie d’écrire du coup…
J’espère que cet article aidera un maximum de personnes, principalement chez les indépendants, qui sont les plus touché par ce type de problèmes.
Si jamais vous vous trouvez dans le même cas ou que vous constatez une erreur dans notre article contactez-nous, car le sujet et (à mon avis) trop important pour ne pas être le plus explicite possible.